Drimál István: HR-rendezvények
A cégek, vállalatok, intézmények Human Resources (HR) tevékenysége a XX. század végére, illetve XXI. század elejére, hazánkban a korábbi évtizedek elméletéhez és gyakorlatához képest, egyaránt megváltozott.
Egyrészt integratív módon magában foglalja korábban elkülönült bér- és munkaügy, személyzeti-, oktatási-, és szociális tevékenységeket, másrészt a korábban szinte kizárólagosan a felső vezetői, vezetői hatáskörökben tartozó munkaerő felvételt, minősítést, továbbképzés és fejlesztési lehetőségeket átvette, és önálló tevékenységi ággá fejlesztette.
Mindez azzal járt, hogy az elmúlt másfél évtizedben kialakult az önálló HR menedzseri szakma és polgárjogot – méghozzá erős tisztelettel övezett módon – nyert a HR tevékenység. Ugyanezen folyamat másik oldalaként jelent meg az is, hogy a cégek belső egyéb juttatásokat jelentő rendszerét, továbbá a teljesítményértékelési rendszereket, valamint a hangulatjavító, felmérő, belső kiválasztó programokat is ugyanezen területhez csatolták.
Ezzel járt együtt a korábban gazdátlan, vagy esetleg az adott vállalat koordinációs, szervezési tevékenységet ellátó részlegének hatáskörébe utalt rendezvények HR területhez való feladatköri csatolása is. Az integrációs feladatok széles köre hozza magával azt is, hogy a „rendezvények” fogalomkör alá tartozó események szervezése fogalmilag összecsúszik, és bizonyos keveredések alakulnak ki.
Továbbiakban azt szeretnénk tisztázni, illetve kísérletet tenni arra, hogy csoportosítsuk és tartalmi, módszertani szempontból ugyanakkor elkülönítsük egymástól ezeket a fogalmilag egymást nem fedő eseményeket. Ugyanakkor tagadhatatlanul a HR tevékenységek közé sorolják e feladatokat mindenhol.
A HR rendezvények fajtái, jellegük
Általánosságban elmondható, hogy a HR rendezvények fogalom minden olyan eseményt lefed, amelyek nem közvetlenül szakmai vonzatúak, illetve minden olyan rendezvény ide tartozik, melyet a HR részleg, mint megbízást végez el.
Ilyen módon megkereshetjük a tipikus és atipikus rendezvényeket.
Tipikus rendezvények
Ez alá a rendező fogalom alá, azok a programok tartoznak, melyek a HR tevékenység jól megfogalmazható funkcionális feladatai közé sorolhatóak.
Ilyenek:
– Toborzással és munkaerő felvétellel kapcsolatos rendezvények
– Belső oktatások megszervezése
– Külső oktatási programok összeállítása, megszervezése
– Szervezetfejlesztéssel kapcsolatos rendezvények
– Egyéni és szervezeti képzések megtervezése és szervezése
Atipikus rendezvények
Ide azokat az aktivitásokat sorolhatjuk be, melyek nem kapcsolódnak közvetlenül a HR tevékenységekhez, azonban vagy felvállaltan, vagy stratégiai feladatként ide sorolva, vagy ad hoc módon a HR végzi el.
Ilyenek:
– Vállalati kulturális, évfordulós rendezvény
– Szakmai konferenciák a cég nevében szervezve
– Csapatépítő, motivációs programok
– Szervezetközi rendezvények
Néhány rendezvényfajta jellegzetességei, és az ebből fakadó feladatok
A tipikus rendezvények, mint az előbbiekben már esett szó róla, a HR tevékenységhez szervesen kapcsolódó munkák közé tartoznak. Ennek következménye, hogy az ilyen programok mindig tervszerűen, a vállalat szervezett, intézményesült tevékenységei közé illeszkedően kell, hogy megtörténjenek. Példaképpen lehetne megemlíteni az oktatási, képzési tevékenységeket, melyek ma már tipikusan a HR tevékenységhez tartoznak, mint olyan feladatot, amelyek a szervezet stratégiai terveiben szerepelnek. Ritka eset, hogy külön oktatási, képzési osztály legyen egy szervezeten belül, illetve ahol ilyen létezik, ott a HR igazgatóság alá szervezetten működnek.
Jellemző ezekre a munkákra, hogy jogszabályi korlátok is érvényesek a végrehajtásuk során. (lásd OKÉV regisztrációs szám, akkreditációk, ISO feladatok, stb.)
A tipikus HR rendezvények az esetek többségében szerződéses keretek között, és teljesítésigazolás mentén számlázhatók és fogadhatók el.
A tipikus tevékenységek közé sorolható még a belső karrierpályák megszervezése és megtervezése. Az ehhez kapcsolódó rendezvények, mint pld. AC/DC program vagy humán -audit mintegy eszközei jelennek meg a HR feladatai között megfogalmazott aktivitásoknak.
Általánosan megfogalmazható tehát, hogy a tipikus HR rendezvényi tevékenységek:
– Tervezettek és tervezhetőek
– Strukturáltak
– Költségvetéssel rendelkeznek
– Projektszerűek
– A cég kinyilvánított távlati célkitűzéseit szolgálják
Az atipikus rendezvények jellegzetességei közé a már korábbiakban említett eseti jelleg és a motivációs szándék erőteljes megjelenése tartozik.
Ilyen esetek lehetnek egy-egy üzleti rendezvény pld. egy születésnap egy cég HR rendezvényei között, vagy jutalomátadások, esetleg egy évfordulóval egybekapcsolható konferencia megszervezése és lebonyolítása.
Ebből fakadóan jelentős szerepet kap a HR feladat végrehajtása során a kreativitás, a kapcsolati elemek és az invenciózusság.
Az ilyen rendezvények között nem ritka a külsősöket, pld. családtagokat bevonó program. (családi sportnap, közös kirándulás stb.) Úgy is fogalmazhatnánk, hogy az ilyen rendezvények PR értéket jelentenek a cég számára a külső és belső PR köröket egyaránt megmozgatja és befolyásolásukat jelentheti. Bár ezek az aktivitások kerülhetnének PR vagy marketing hatáskörébe is, jellemzően a HR terület szervezi az ilyen jellegű programokat.
Összefoglalóan néhány alaptényező az ilyen jellegű rendezvényekről:
– Eseti rendezvények
– Nem a stratégiai terv részei
– Jellemzően külső (cégen kívüli) személyek, szervezetek is résztvevői
– A cég image-ét erősítő célúak
– Kapcsolatépítés az egyik fő szerep a programok során
Összegzés
Ha a fentieket összevetjük, egymáshoz hasonlítjuk, érzékelhetően kiderül, hogy a HR tevékenység tervezése során jellemzően a tipikus kategóriába tartozó rendezvényekkel kell és lehet foglalkozni. Ehhez képest az atipikus programok jellemzően a HR aktivitás folyamatában, mondhatni menetközben jelennek meg és állítanak feladatokat a végrehajtásban érintettek elé. Mindkét jellegű rendezvényszervezés megjelenik és igényeket támaszt a HR-ben dolgozó munkatársak elé, mi a mellé tesszük voksunk, hogy minél több és jobban mérhető a tervezett programok, rendezvények száma, annál jobban motiválja az ilyen rendezvényeken résztvevőket a program.